Cканирование документов

РОССИЯ 14 Ноя 2017 13:15 158
Для организаций сканирование документов позволяет решить целый ряд проблем, связанных с хранением бумажных документов.

Во-первых, это позволяет освободить архивные площади, заменив ряд документов на их электронные копии. Данный шаг также позволяет снизить издержки, возникающие в результате аренды дорогостоящих квадратных метров.

Во-вторых, сканирование документов обеспечивает сохранность единицы хранения, поскольку электронная информация не подвержена рискам порчи или изнашивания.

В-третьих, если на поиск сведений, содержащихся на бумажных носителях, может уходить много времени, то материалы, которые прошли процедуру сканирования документов, всегда доступны в оперативном режиме.

Сканирование документов представляет собой перевод документа в растровый формат с последующим сохранением в файл с одним из доступных расширений (tiff, bmp, jpeg и др.). При необходимости полученное изображение как картинка открывается практически в любом графическом редакторе.

Совершенно не обязательно приводить в электронный вид весь документооборот организации. Объем и вид документов для сканирования определяется спецификой деятельности, особенностями структуры компании, внутренними правилами работы с документами и финансовыми средствами, которые компания в данный момент готова потратить на создание электронного архива.

Сканировать можно любые документы. Современное оборудование позволяет сканировать тексты, чертежи, изображения, книги и др.

Чаще всего возникает необходимость в изготовлении цифровых копий:

  • бухгалтерской документации: счета-фактуры, накладные и т.д.;
  • организационно-распорядительной документации: приказы, распоряжения;
  • юридических документов: договоры, соглашения, контракты;
  • кадровых дел: личные дела сотрудников, карточки формы Т 2 и т.д.;
  • проектных документов: схемы. чертежи, кальки и т.д.;
  • изображений: картины, фотографии, слайды, т.е. где важно передать качество цвета, точность изображения, геометрии и т.д.;
  • периодические издания: газеты, журналы.

Сканированию также подлежат уже сформированные архивные дела, уже сшитые и хранящиеся на полках.

Еще новости